Het doel van je perslijst is een handig overzicht waarin al jouw relevante contacten met de pers staan. Zodra je iets via de pers naar buiten wilt brengen, staat hierin alle informatie die je moet hebben om de juiste personen of het juiste medium te vinden.
Een perslijst is op twee manieren te verkrijgen. Eén: je koopt er een of neemt er een abonnement op, zoals bij het Handboek Nederlandse Pers, Smart.pr of PR-Dashboard. Zij bieden een actuele database waarvan je tegen betaling gebruikt kunt maken. Vaak kun je via deze tools je persbericht ook versturen en de data analyseren die hierbij wordt verzameld. Handig dus!
Een eigen perslijst loont op de lange termijn
De tweede optie is zelf een perslijst aanleggen. Een intensief karwei, maar een die zich uitbetaalt op de lange termijn, omdat je hiermee meer inzicht krijgt in de media die je wilt bereiken. Het dwingt je om na te denken over je boodschap, welke doelgroep je wilt bereiken en hoe je dat het beste kunt doen.
Leg je eigen perslijst aan. Weet je niet goed waar je moet beginnen? Met onze gratis perslijst template maak je een goede start.
Begin vanuit je doel en doelgroepen
Zelf een perslijst opstellen is niet moeilijk, maar vereist wel wat inzet. Informatie verzamelen kan op talloze manieren, maar zorg ervoor dat je het gestructureerd doet om niets te missen. Begin daarbij altijd vanuit je doelstelling en doelgroepen.
Welk nieuws wil je brengen en aan wie? Dat helpt al een brede schifting te maken in de overvloed aan media. Orden daarna bijvoorbeeld geografisch op onder meer lokale digitale media, lokale kranten en magazines en breidt daarna uit naar regionaal en nationaal niveau.
Media die dichtbij staan, geven dankzij de herwaardering van al wat lokaal is het meeste vertrouwen. Het komt je organisatie dus zeker ten goede om warme contacten te onderhouden met regionale media.
Met name voor veel non-profits en het mkb bieden regionale media een grote kans op gratis publiciteit. Lees hier meer over de voordelen van regionale media.
Relevant zijn is key
Een contactenlijst met de mobiele nummers van journalisten die jou direct herkennen zodra je ze belt, is het Walhalla. Maar zeker als je je eerste stappen zet in de mediawereld en je je eerste persbericht wilt versturen, is dat te veel gevraagd.
Geen probleem, want een bericht naar het algemene mailadres van de redactie is vaak net zo doeltreffend als naar een specifieke journalist. Of jouw bericht geplaatst wordt, hangt namelijk volledig af van de relevantie van jouw verhaal.
Zoek in colofons en contactpagina’s
Algemene redactieadressen zijn vaak te vinden op de websites van de betreffende media. Doorgaans in het colofon of op de contactpagina. Welke media je moet hebben, hangt af van je verhaal.
Zoek daarom in Google News op het thema van jouw verhaal om erachter te komen welk medium daar al eerder over schreef. Dat is een goed startpunt. Bekijk ook in welke media je concurrenten worden genoemd en neus rond op sites die persgegevens aanbieden. In dat laatste geval betaal je niet voor de gegevens, maar krijg je wel een idee waar je zoeken moet. Daarna is het een fluitje van een cent om de contactgegevens zelf te zoeken.
En natuurlijk, een belletje helpt altijd. Kun je de informatie van een bepaalde krant of website niet vinden? Bel ze, dan kunnen ze je meteen aanvullende informatie geven, zoals wanneer de journalist over het algemeen bereikbaar is.
Redacties krijgen dagelijks honderden mails in hun inbox. Als jouw persbericht aan de aandacht ontsnapt, is er nog geen man overboord. Lees deze 6 tips voor als een reactie op jouw persbericht uitblijft.
Extra tip: Wist je dat veel redacties (en andere bedrijven) werken met vrij standaard e-mailadressen? Voornaam.achternaam@organisatie.nl, v.achternaam@organisatie.nl, vachternaam@organisatie.nl en voornaamachternaam@organisatie.nl zijn de meest voorkomende. Als je van één iemand in het bedrijf een e-mailadres weet te achterhalen, bijvoorbeeld via LinkedIn of Google, kun je voor de persoon die je wilt bereiken zelf het e-mailadres ‘invullen’.
Verzamel vooral contactinformatie
De informatie die je wilt verzamelen is hoofdzakelijk contactinformatie van redactie of journalist. Daarbij gaat het vooral om naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze informatie kun je kwijt in professionele programma’s om je lijst te bouwen, maar in feite werkt elk spreadsheetprogramma wanneer je de informatie er geordend in zet.
Excel en Google Spreadsheets zijn prima. Geef elke kolom een functie (zoals ‘naam persoon’, ‘medium, ‘tel. nr. redactie’. ‘mobiel nr. journalist’ etc.) Voeg ook een kolom toe voor eventuele aanvullende informatie over thema redactie, specialismen journalist of trefwoorden. Een kolom waarin je aangeeft of je al contact hebt gehad met redactie of journalist is ook handig.
Geef elke kolom van je perslijst een functie, zoals media, tel.nr., e-mailadres en website.
Orden je contactgegevens
Deze gegevens kun je op verschillende manieren ordenen. Je kunt de media ordenen op doelgroep, zodat je meteen ziet welke media je moet benaderen. Het kan ook op medium, door kranten bij kranten te zetten, en radiostations bij radiostations bijvoorbeeld.
Maar je kunt ook ordenen op relevantie voor jouw organisatie of op hoe succesvol eerder contact was. Elke rangorde heeft zo zijn voordelen. Experimenteer en ondervind wat voor jou en je organisatie het beste werkt!
Maak je perslijst zo uitgebreid mogelijk
Een goede perslijst is het liefst zo uitgebreid mogelijk. Het belangrijkst is dat de lijst alle media bevat die relevant zijn voor jouw verhaal en doelgroep. Maar, maak je perslijst niet alleen breed, maar ook diep.
Als jij weet dat de hoofddoelgroep van jouw organisatie de radio als favoriete medium heeft, zorg er dan voor dat je je persbericht via genoeg radiostations kunt verspreiden.
Houd je perslijst actueel
Vergeet vooral ook niet je perslijst goed bij te houden. Ook journalisten wisselen van baan. Bekijk dus bijvoorbeeld elk jaar of je contactgegevens nog kloppen. Werkt de journalist op jouw lijst nog bij de krant die je wilt bereiken? Loop sowieso elke twee maanden je lijst even goed na om eventueel (opnieuw) relevant geworden contacten toe te voegen.
Help! Een journalist belt naar aanleiding van jouw persbericht. Wat nu? Met deze tips wordt het een succesvol gesprek.
Verspreid je persbericht gratis of betaald
Je persbericht kun je op verschillende manieren verspreiden. Ga hiervoor altijd bij jezelf na wat de effectiefste manier is om je boodschap bij je doelgroep te krijgen.
We noemden al de mogelijkheden van betaalde tools, maar je kunt je persbericht ook betaald verspreiden via bijvoorbeeld persbericht.nu of ANP Perssupport.
Gratis alternatieven zijn je eigen mailprogramma of tools als Mailchimp, dat tot een bepaald aantal contacten gratis te gebruiken is. Voordeel van deze laatste tool is dat je ook hiermee kunt meten wat er gebeurt zodra je bericht de deur uit is.
Als je bericht geopend is, is dat wellicht een teken dat je in ieder geval de interesse van de betreffende journalist of redactie hebt gewekt. Met die informatie is even nabellen zo gebeurd. Wie weet wat het oplevert!
Laat je bij je PR-campagne ondersteunen door onze PR-templates. Download hier je gratis PR-templates.
Kun je ondersteuning gebruiken bij het schrijven en verspreiden van je persbericht? Neem dan snel contact met ons op.
