Quick tip: de toegevoegde waarde van EMVI-redactie
Veel mkb’ers schrijven in op aanbestedingen of tenders. Dit soort opdrachten draagt flink bij aan de omzet, maar biedt bovenal continuïteit voor jaren. Veel bedrijven halen of hebben daarom de expertise in huis om in te schrijven. Redactie is hierbij nog wel eens een ondergeschoven kindje. Dat is zonde, want goede redactie kan voor jouw inschrijving net het verschil maken in overtuigingskracht.

Inhoud

quick tip emvi redactie kollektif media

Met goede EMVI-redactie vergroot je de kans op het winnen van een aanbesteding of tender. EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving en is een manier om ervoor te zorgen dat een inschrijving op een tender of aanbesteding niet alleen op prijs, maar ook op kwaliteit wordt beoordeeld. Deze manier van inschrijven is dus gericht op de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Om te zorgen dat de inhoud van jouw inschrijving het best beoordeeld wordt, kan goede EMVI-redactie het verschil maken. Een goede EMVI-schrijver of eindredacteur zorgt er namelijk voor dat jouw oplossing zo goed mogelijk op papier komt.

EMVI-redactie biedt grote voordelen. De inhoud van jouw aanbieding staat op 1, maar de professionaliteit van je tekst bepaalt of je die inhoud ook duidelijk communiceert. Hieronder zetten we 7 voordelen van goede EMVI-redactie voor je uiteen.

1. Beantwoord de vraag achter de vraag

Wat is de vraag achter de vraag? Vaak lees je in de leidraad als doel van de aanbestedende dienst: het sluiten van een raamovereenkomst of contract. Maar dat kan nooit het doel zijn. Een raamovereenkomst of contract met een marktpartij is een middel om iets te bewerkstelligen. 

Wat is datgene dat bewerkstelligd moet worden? Wil een gemeente bijvoorbeeld een nieuwe straat aan laten leggen omdat ze de verkeersveiligheid willen verbeteren? Of wil een organisatie een nieuw ICT-systeem omdat ze de gebruiksvriendelijkheid willen vergroten? Als je dat weet, schrijf je een gerichtere aanbieding en vergroot je je winkansen.

2. Maak een professionele indruk

Slordig taalgebruik straalt niet alleen af op de rest van je tekst. Als beoordelaar zakt de moed je in de schoenen wanneer er op pagina 1 al 5 taal- en spelfouten staan. Ook als ze zich hierdoor niet mogen laten leiden, zal dit toch hun beoordelingsvermogen beïnvloeden. Voorkom dus dat een lezer je offerte opent, spelfouten ziet en zijn mening over de inhoud van je offerte hierdoor meteen is bepaald.

Een tweede risico: een slordige tekst straalt ook af op je dienstverlening. Is die misschien ook slordig? Een redacteur haalt slordig taalgebruik uit een tekst. Dat vergroot je professionele uitstraling. 

3. Vergroot de leesbaarheid

EMVI-redactie vergroot de leesbaarheid van je offerte. Vaak zien we teksten waarin de oplossing ergens middenin een alinea zit verstopt. Daarmee zet je een beoordelaar flink aan het werk. Dat wil je niet. Bedenk dat een beoordelaar zich liefst zo min mogelijk inspant. Help hem door je EMVI-schrijver jouw boodschap zo duidelijk mogelijk te laten verwoorden.

Door een goede structuur en tekstverdeling met tussenkopjes, opsommingen en witregels maakt een redacteur een scanbare tekst van je inschrijving. Dat maakt je tekst veel aangenamer om te lezen. Bovendien val je positief op tegen de lange lappen van je concurrenten, die hun inschrijvingen van marge tot marge hebben opgevuld.

Een goede schrijver weet hoe hij een boodschap in tekst kan overbrengen. Met stijlmiddelen en structuur legt hij de nadruk waar die moet liggen: bij jouw oplossing.

4. Zorg voor een constante huisstijl

Een constante huisstijl zit in de details. Kies je bijvoorbeeld voor zakelijk en professioneel of toegankelijk en open? Betekent dit dat je jezelf voorstelt met je functietitel en achternaam of met je voornaam? En wat zeggen het kleurgebruik en de afbeeldingen over jouw organisatie? 

Met een constante huisstijl maak je jouw organisatie herkenbaar en toon je waar je voor staat. Een ervaren EMVI-schrijver van buiten de organisatie is minder of niet bekend met jullie huisstijl. Hij kan daarom inconsequenties in de huisstijl vaststellen die voor jullie misschien een gegeven zijn. Beter dat dat opgelost wordt bij de eindredactie dan dat dit tot verwarring leidt bij de beoordelaar.

5. Formuleer SMART

Gestelde doelen zijn soms vaag en daarom van weinig waarde. Stel, je schrijft in je offerte: ‘wij willen het gebied verbeteren’. Dan blijven belangrijke vragen onbeantwoord. Welk gebied? Hoe dan? Wanneer dan? Hoe wil je het resultaat meten? Is je doel (en dus je aanbieding) haalbaar?

Een ervaren EMVI-schrijver helpt je jouw doelen daarom altijd SMART te formuleren. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Door deze vragen te beantwoorden garandeer je dat je concrete en praktische doelen stelt.

6. Vermijd jargon

Voor elke tekst geldt, hij moet helder zijn. Je schrijft altijd voor een ander en je wilt dat diegene jouw boodschap zo goed mogelijk onthoudt. In alle gevallen is het het beste om jargon te vermijden of te verminderen. Want hoe weet je zeker dat de beoordelaar jouw jargon kent en begrijpt? Hoewel het niet altijd mogelijk is, garandeer je met eenvoudige en begrijpelijke woorden dat zoveel mogelijk mensen jouw offerte snappen.

7. Voldoe aan vormvereisten

Een ander belangrijk voordeel waar EMVI-redactie je bij kan helpen is het voldoen aan de vormvereisten. Veel inschrijvingen moeten voldoen aan vormvereisten, zoals lettertype Arial, lettergrootte 10, max 3 A4, marges zus en zo, etc. 

Een goede redacteur vergroot je concurrentievoordeel, omdat hij beknopt schrijft. Met andere woorden, een redacteur heeft minder ruimte nodig om je oplossing te beschrijven. 

Waar een andere partij over de 3 A4 heen gaat, blijf jij er dankzij je redacteur binnen. De ander moet snoeien in zijn inhoudelijke aanbod, jij niet. Afhankelijk van het traject wint Kollektif Media gemiddeld tussen de 10% en 35% aan ruimte in teksten.

Wil je onze hulp bij het schrijven of checken van je EMVI teksten? Wij helpen je graag jouw winkans te vergroten. Vrijblijvend contact opnemen kan via deze pagina.

Gerelateerde artikelen