Wat zijn KPI’s en hoe gebruik je ze?
Als organisatie heb je als het goed is meerdere doelen, voor de korte en de langere termijn. Bijvoorbeeld: je bent een uitzendbureau voor mensen in de groenvoorziening. Het is je langetermijndoel om over vijf jaar het belangrijkste uitzendbureau te worden in de groensector. Hoe zorg je dat je op de juiste koers zit en blijft? KPI’s helpen je daarbij.
Een KPI is een meetinstrument
Doelen en KPI’s gaan hand in hand én lijken nogal op elkaar. Voor de duidelijkheid: een doel is het eindresultaat dat je wilt bereiken. Een KPI is een meetinstrument dat de voortgang richting je doelen laat zien. Of, uitgebreider:
“Een KPI is een variabele om prestaties van een product, dienst, merk of organisatie te meten. Door KPI’s, in het Nederlands ook wel Kritieke Prestatie Indicatoren genoemd, toe te voegen aan langetermijndoelen, kun je de voortgang in het nastreven van die doelen analyseren. Hierdoor kun je bijvoorbeeld achterhalen of die ene contentstrategie werkt en, preciezer nog, wat goed werkt en wat niet. In andere woorden, KPI’s maken het mogelijk om te meten of wat je doet nut heeft en of het nog beter kan. Let er wel op dat je met KPI’s de juiste dingen meet.”
We nemen het uitzendbureau in de groenvoorziening er weer even bij. Bij zijn langetermijndoel kunnen de volgende KPI’s passen:
Totaal aantal inleners
Totaal aantal ingezette uitzendkrachten
Hiermee heb je een meetbare indicator gecreëerd. Je kunt elk jaar immers tellen hoeveel inleners je op dat moment hebt en hoeveel uitzendkrachten zijn ingeleend. Sterker nog, je kunt op maandelijkse basis bijhouden of je op de goede weg zit. Afwijken van de KPI betekent dat je je strategie of tactieken moet aanpassen. Of dat je heel goed bezig bent, natuurlijk. Het behalen van de KPI is uiteindelijk een indicatie of je doelstelling de bekendste en relevantste te worden in zicht komt.
Goede KPI’s voldoen aan een aantal kenmerken. Doen ze dat niet, dan zijn ze bijvoorbeeld niet relevant, te groot of gericht op de verkeerde zaken:
Kenmerken van goede KPI’s
SMART
Formuleer je KPI’s SMART:
Specifiek: is de doelstelling concreet en eenduidig?
Meetbaar: onder welke meetbare voorwaarden is de KPI bereikt en hoe maak je het resultaat zichtbaar?
Acceptabel: zijn de doelstellingen voor alle stakeholders aanvaardbaar?
Realistisch: is de doelstelling haalbaar?
Tijdsgebonden: op welk concreet moment moet de doelstelling zijn gerealiseerd?
Eenvoud
Houd je KPI’s voor marketing en PR eenvoudig. Duidelijkheid voor alle stakeholders is essentieel, anders zijn ze niet betrokken en zetten ze zich niet ten volste in. Maak je KPI daarom begrijpelijk voor de hele organisatie.
Relevant
Je KPI’s moeten relevant zijn, anders meet je de verkeerde zaken. Zorg daarom voor een directe relatie tussen de KPI en de organisatiedoelen, visie, missie en kerncompetenties (values) van je organisatie. Daarnaast helpt het om je KPI te formuleren op basis van criteria die van wezenlijk belang zijn voor je organisatie. Bijvoorbeeld: ontwikkelingen in je omzet of het bereik van je marketingcampagne.
Vergelijkbaar
Maak je KPI’s vergelijkbaar. Op die manier kun je je ontwikkelingen door de tijd analyseren en inzichtelijk maken.
Balans
Zorg voor een goede verhouding van het aantal KPI’s, ongeveer 3 tot 6 voor elk onderdeel van je strategie. Hiermee voorkom je te veel focus op details en verlies je niet uit het oog waar het om gaat. Richt je op de onderwerpen die dicht bij je primaire proces van inkoop, productie en verkoop liggen.
Overzichtelijk
Het werkt motiverend om meerdere kleine doelstellingen te behalen in plaats van één grote die te veel tijd en inspanning vereist. Zorg er daarom voor dat je KPI’s bijvoorbeeld binnen afzienbare tijd te behalen zijn, zoals een kwartaal in plaats van een jaar.
Aan hoe meer kenmerken je KPI voldoet, hoe beter hij is. Om je een idee te geven hoe goede PR-KPI’s eruit zien, werkten we de volgende casus uit. Dit denkbeeldige bedrijf zet KPI’s op aan de hand van het PESO-model.
