Implementatie van je KPI’s
Zoals KPI’s aan een aantal kenmerken moeten voldoen, moet de implementatie aan drie randvoorwaarden voldoen. Dit zijn heldere communicatie, performance management en borging. De implementatie kun je daarnaast makkelijker maken door speciale software te gebruiken. In dit artikel leggen wij de randvoorwaarden uit en geven wij advies over de beste software.
Heldere communicatie
Helder communiceren over de invoering van KPI’s is essentieel en daarom de eerste randvoorwaarde voor de implementatie. Zorg ervoor dat het voor iedere betrokkene duidelijk is welke KPI ingevoerd wordt, waarom en hoe.
Hiermee schep je de juiste verwachtingen en weet iedereen hoe hij of zij een bijdrage kan leveren. Heldere en ondubbelzinnige rapportage zorgt ervoor dat de communicatie goed verloopt en iedereen betrokken blijft.
Communiceer de randvoorwaarden ook duidelijk, door aan te geven welke persoon welke verantwoordelijkheden heeft.
Transparante communicatie kan bijvoorbeeld door je processen inzichtelijk te maken. Maak bijvoorbeeld grafische weergaven zoals flowcharts, om lastige informatie behapbaar te maken.
Performance Management
Voor heldere communicatie is performance management nodig. Performance management is het managen van je prestaties, in dit geval met KPI’s. Je zult moeten sturen op de verkregen inzichten die KPI’s opleveren.
Wat voor KPI’s geldt, geldt ook voor performance management. Communiceer helder over de implementatie en de resultaten. Geef aan wat je collega’s kunnen verwachten en wat er van hen verwacht wordt. Hierdoor voorkom je dat performance management als bedreiging gezien wordt en dat er weerstand ontstaat onder je collega’s.
Het is daarnaast belangrijk dat performance management flexibel is. Goed toegepaste KPI’s kunnen het inzicht geven dat je organisatie of organisatiedoelen moeten veranderen. Dat betekent dat je daarop moet kunnen inspelen.
PDCA-cyclus
Om de data van je KPI’s te veranderen in resultaten en deze te borgen kun je de PDCA-cyclus gebruiken. Hiermee doorloop je steeds dezelfde cirkel van Plan, Do, Check en Act. Dus, plan wat je wilt doen, voer het uit, analyseer hoe het verloopt en handel naar de resultaten van je onderzoek.
Na het plannen en implementeren van je KPI’s moet je de resultaten op gezette momenten controleren. Op die manier kun je het proces bijsturen wanneer dat nodig is. Door dit van te voren te plannen, kun je het niet vergeten en creëer je vergelijkbare meetpunten.
De beste tools voor implementatie van je KPI’s
Er bestaat handige software om je te helpen bij de implementatie van je KPI’s. Je kunt eigenlijk met name niet zonder goede analyse en presentatie software.
Bij analyse software kun je denken aan Google Analytics en Excel. Maar, dit zijn niet de beste tools for the job. Daarom hebben wij de beste software voor je uitgezocht:
Voor de analyse van KPI-gegevens is Scoro bij uitstek geschikt. Scoro toont alle gegevens die je wilt zien en de weergave hiervan op je dashboard is volledig aan te passen aan je wensen.
Het is een overkoepelend systeem voor data uit verschillende locaties en bronnen en het is mogelijk om de gegevens per periode te ordenen, zodat ontwikkelingen analyseerbaar worden. Voor grotere bedrijven is het heel fijn dat meerdere mensen er tegelijkertijd mee kunnen werken en de administrator aan kan geven wie welke bevoegdheden heeft.
Wat betreft het visualiseren en communiceren van data is Tableau de grootste speler. Tableau laat je data eenvoudig, aantrekkelijk en daarmee inzichtelijk presenteren. Dit kan op vele manieren, allemaal aan te passen aan jouw wensen, en zowel op je computer als op je mobiel.
Met dit tweeluik ben je helemaal op de hoogte van de betekenis van KPI’s en hoe je ze moet formuleren en implementeren. Heb je nog vragen, of wil je weten hoe Kollektif jou kan helpen? Neem dan gerust contact met ons op!
